Skills da booking&customer care manager: pazienza, problem solving, pazienza

Dietro a un evento ben riuscito – che sia un matrimonio, una convention aziendale, un 50esimo o un live in piazza – c’è chi silenziosamente ha lavorato fino all’ultimo secondo perché tutto filasse liscio, senza intoppi e senza drammi.

È una persona la cui giornata tipo è fatta di chiamate, email, appuntamenti, sorrisi e tantissima pazienza. Nel nostro specifico caso, è un’eroina che combatte contro la maledettissima ansia pre-evento e gli immancabili imprevisti, portandosi sempre in tasca soluzioni credibili e un mood zen da distribuire a grandi dosi.

Elisa, ci leggi? Parliamo di te!

Quando, nella scorsa puntata, abbiamo detto “non chiamateci band” intendevamo proprio questo: Kalinka Events è molto di più. È un’azienda che, con la sua booking & customer care manager, si occupa di gestire tutta l’organizzazione di un evento.

Il buongiorno di Elisa si vede… dalla posta e dal telefono: controllo email, controllo chat, risposta a nuove richieste, risposta a nuove domande. Lei è sempre pronta a leggervi e a fare chiarezza.

C’è spazio anche per gli appuntamenti, in videocall o dal vivo, con le coppie che devono sposarsi o con chi ha una ricorrenza da festeggiare. Qui entra in gioco la sua capacità di ascolto: è il momento di condividere con lei gusti, esigenze, sogni, dubbi e aspettative.

Ora, dateci un momento solo nostro perché, dopo gli incontri necessari, diamo il via all’organizzazione. Ogni dettaglio viene condiviso con il resto della family. Cantanti, musicisti e team tecnico coinvolti sono chiamati a rapporto e informati sul da farsi. Un nuovo evento è in programma!

Segue una parte più tecnica ma altrettanto essenziale: tutto deve essere previsto con anticipo, ma sempre con un piano B pronto nel cassetto.

Pioggia inaspettata, cambi di programma dell’ultimo minuto? Elisa gli imprevisti li affronta di petto: trova soluzioni rapide, mantenendo la calma. È un'arte che ha affinato nel tempo.

E dopo tutto questo sbatti? Arriva sempre il momento della gratificazione. Volti felici a cui seguono messaggi di ringraziamento e recensioni spontanee. La buona riuscita dell’evento è la vera ricompensa.

Se chiedessimo ad Elisa di svelarci qual è il segreto, direbbe: “La sinergia tra team artistico e tecnico”. Noi, invece, scommettiamo che non è solo questione di buona organizzazione e sinergia: c’è anche una buona parte di cuore. Sa costruire rapporti di fiducia offrendo consigli sinceri, mettendosi in ascolto e restando presente in ogni fase dell’evento – dal primo contatto fino al grande giorno.

Pensiate sia da tutti? No, un'Elisa così ce l’abbiamo solo noi! ;)